如何召開供熱軟件項(xiàng)目啟動會
項(xiàng)目啟動會的意義
眾所周知，項(xiàng)目啟動會是項(xiàng)目實(shí)施方法論中的重要一環(huán)，是甲乙雙方的項(xiàng)目小組進(jìn)行認(rèn)識和會面的正式場合。
眾齊軟件是一家專門做供熱信息化的企業(yè)，供熱收費(fèi)系統(tǒng)和供熱客服系統(tǒng)是我們核心產(chǎn)品線，所以項(xiàng)目也主要圍繞這些系統(tǒng)開展。眾齊軟件要求每個項(xiàng)目實(shí)施前都要召開一次項(xiàng)目啟動會，其意義是讓甲方領(lǐng)導(dǎo)表達(dá)供熱信息化推動的決心，向項(xiàng)目小組成員進(jìn)行授權(quán)，調(diào)動工作的積極性。最終使得團(tuán)隊(duì)成員從上到下達(dá)成一種共識，為我們?nèi)蘸箝_展相關(guān)的工作掃除障礙。
另一方面，乙方項(xiàng)目經(jīng)理在啟動會上向全體項(xiàng)目組成員宣貫項(xiàng)目目的以及相關(guān)的實(shí)施計劃、任務(wù)、要求，讓大家明確未來要做的工作。
影響啟動會效果的因素
供熱相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)沒參會
領(lǐng)導(dǎo)的參與，就是告訴所有人員，這個項(xiàng)目很重要，如果哪位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)沒來，至少會影響到一部分人對項(xiàng)目的責(zé)任心。
供熱分管負(fù)責(zé)人沒參會
在項(xiàng)目實(shí)施時，需要大量的、分散到不同專業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和員工的支持，尤其是供熱行業(yè)，技術(shù)專業(yè)度比較高，如果這些人沒請全，在項(xiàng)目實(shí)施時，他們對項(xiàng)目的認(rèn)識還需要進(jìn)行重新的交流，尤其是業(yè)務(wù)人員沒有看到領(lǐng)導(dǎo)在會上對項(xiàng)目的支持，可能他們的積極性會大打折扣。
沒有明確每個人在項(xiàng)目中的職責(zé)
供熱信息化項(xiàng)目的特點(diǎn)是觸及到的業(yè)務(wù)比較多，比如基礎(chǔ)資料、預(yù)收接算、供熱計量、第三方代收等等。如果沒有明確責(zé)任分工，那么大家都知道要很好地支持項(xiàng)目，可是不明白哪些是自己的責(zé)任，哪些是別人的責(zé)任，就容易出現(xiàn)一腔熱情用不對地方，或者本來是某位經(jīng)理或者員工的責(zé)任，而他又以為不是自己的責(zé)任，就容易推諉。
沒有把項(xiàng)目的總體情況和執(zhí)行計劃告訴所有人
做任何項(xiàng)目都需要一個總體規(guī)劃，供熱收費(fèi)、客服項(xiàng)目更是如此。如果沒有把宏觀情況介紹清楚，就容易發(fā)生有的人按自己的想法和計劃做事，結(jié)果影響了總體進(jìn)度，這不是他的錯，只是沒有向他明確介紹總體進(jìn)度。
有了項(xiàng)目總體進(jìn)度，領(lǐng)導(dǎo)對于項(xiàng)目的順利實(shí)施也有了信心，我們就能夠更好的獲得領(lǐng)導(dǎo)的支持。
眾齊軟件項(xiàng)目啟動會需要達(dá)成的具體目的
- 表示項(xiàng)目正式啟動；
- 明確項(xiàng)目組成員和職責(zé)；
- 讓參會人了解項(xiàng)目的背景、經(jīng)過和規(guī)劃；
- 獲得供熱方領(lǐng)導(dǎo)的支持；
- 提出項(xiàng)目風(fēng)險和預(yù)案。
標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)步驟
- 會議開始前15分鐘進(jìn)入會場，進(jìn)行電腦、投影、幻燈片的調(diào)試，調(diào)試好之后投影就停留在PPT首頁--“XX項(xiàng)目啟動會”，讓陸續(xù)進(jìn)場的人員知道此次會議的主題；
- 在會議正式開始之前，一般供熱方負(fù)責(zé)人會介紹項(xiàng)目的背景、人員等信息，介紹完之后，會把會議的主持權(quán)交給項(xiàng)目經(jīng)理。
- 眾齊項(xiàng)目經(jīng)理獲得主持權(quán)后要先做一下自我介紹，例如“大家好，首先做一下自我介紹，我是天津眾齊軟件股份有限公司的實(shí)施工程師-XX，也是此次XX項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理。接下來由我給大家分享一下此次會議的內(nèi)容。分享前先介紹一下我方其它的參會人員……”
- 介紹我方參會人員時要以“職位+姓名”的方式進(jìn)行介紹，如“這是我們眾齊軟件的總經(jīng)理-李松然”。
- 介紹完參會人后接下來要說的是會議議程，通過介紹會議議程，讓所有參會人了解此次會議流程和會議的主要內(nèi)容。
- 接下來按照幻燈片的內(nèi)容進(jìn)行演示，演示時留意幻燈片每一頁的備注，會給演示者起到一定的輔助作用，當(dāng)然了，演示者最好提前把PPT內(nèi)容熟記下來，尤其是備注信息。
- 值得注意的是“項(xiàng)目背景”這一項(xiàng)內(nèi)容，如果甲方負(fù)責(zé)人已經(jīng)在會議前介紹了，那么演示時此項(xiàng)無需贅述。
- 內(nèi)容分享完，明確一下“我的內(nèi)容分享完畢！”然后把主持權(quán)交還給供熱方負(fù)責(zé)人。
