眾齊軟件內(nèi)部如何有效布置工作
眾齊軟件通過(guò)產(chǎn)品和服務(wù)賦能供熱行業(yè)，因此在產(chǎn)品研發(fā)投入上孜孜不倦，每年都會(huì)發(fā)布新的軟件產(chǎn)品版本，在服務(wù)上的投入巨大，配有專(zhuān)門(mén)的實(shí)施售后部門(mén)，全程跟進(jìn)軟件實(shí)施的后續(xù)效果，保持幾年前的軟件版本都能進(jìn)行升級(jí)和擴(kuò)展。同時(shí)在公司內(nèi)部要求客戶的每一次服務(wù)申請(qǐng)都必須記錄，每一次服務(wù)結(jié)果都要進(jìn)行滿意度調(diào)查。
但是，伴隨著產(chǎn)品的迭代和客戶的數(shù)量增長(zhǎng)，這十多年公司開(kāi)發(fā)了好幾款供熱軟件產(chǎn)品，同時(shí)每款軟件產(chǎn)品基本都迭代了幾十個(gè)版本。因此我們的兩百多家供熱企業(yè)客戶大部分都應(yīng)用了不同的軟件版本，還包括對(duì)接的幾百家銀行等接口。各家供熱企業(yè)復(fù)雜的應(yīng)用場(chǎng)景需要我們有一個(gè)高效協(xié)同的團(tuán)隊(duì)來(lái)提供技術(shù)支撐，因此眾齊軟件的產(chǎn)品研發(fā)、項(xiàng)目管理、售后服務(wù)等工作如何順利展開(kāi)，一直是公司的一項(xiàng)重大管理挑戰(zhàn)。
精益管理實(shí)踐
“開(kāi)放、簡(jiǎn)單、坦誠(chéng)、責(zé)任”是公司的企業(yè)文化，公司一直在圍繞企業(yè)文化努力打造學(xué)習(xí)型組織；OKR、精益管理、持續(xù)改善是推動(dòng)公司文化落地的組織方法；標(biāo)準(zhǔn)化、可視化、看板化是公司推動(dòng)管理實(shí)踐落地的具體行動(dòng)。以上幾個(gè)方面眾齊軟件都是在努力踐行的，從目前看效果非常顯著。
這次的話題就是“如何有效布置工作”，這是由于公司的大部分同事都很年輕，只知道將心比心、感同身受，卻不知如何去推進(jìn)一項(xiàng)任務(wù)真正落地。平時(shí)在公司內(nèi)部經(jīng)常能聽(tīng)到類(lèi)似的話語(yǔ)：
- 我已經(jīng)告訴他們?cè)趺醋隽?，但有些人沒(méi)行動(dòng)。
- 我把工作安排清楚了，但對(duì)方提交的結(jié)果完全不是我想要的。
以上這兩種情況嚴(yán)重的時(shí)候非常消耗雙方的精力和信任，我們來(lái)分析一下問(wèn)題是如何產(chǎn)生的。
問(wèn)題一：我已經(jīng)告訴他們?cè)趺醋隽?，但有些人沒(méi)行動(dòng)。
這種情況一般出現(xiàn)在跨部門(mén)一對(duì)多的任務(wù)安排的時(shí)候，比如運(yùn)維部門(mén)安排服務(wù)人員為供熱企業(yè)強(qiáng)化密碼設(shè)置，運(yùn)維部門(mén)下發(fā)了任務(wù)之后就靜候佳音了，但結(jié)果往往是好多人根本沒(méi)執(zhí)行。通過(guò)這樣一個(gè)列子我們能總結(jié)出一些共性的問(wèn)題：
- 不同部門(mén)、不同領(lǐng)域的人對(duì)事情的認(rèn)知不一樣，安排任務(wù)的人十萬(wàn)火急，執(zhí)行的人卻認(rèn)為可有可無(wú)；
- 任務(wù)安排者并沒(méi)有詳細(xì)調(diào)研現(xiàn)場(chǎng)各種狀況及應(yīng)對(duì)方案（如上面說(shuō)的密碼加強(qiáng)調(diào)整，可能會(huì)涉及：應(yīng)用、數(shù)據(jù)庫(kù)、第三方對(duì)接、供熱企業(yè)自身管理規(guī)定、系統(tǒng)管理員不想改密碼等狀況，甚至調(diào)整密碼后存在導(dǎo)致系統(tǒng)無(wú)法正常運(yùn)行的可能），導(dǎo)致任務(wù)在執(zhí)行過(guò)程中遇到障礙，無(wú)法按計(jì)劃執(zhí)行；
- 任務(wù)安排著并沒(méi)有設(shè)定明確的監(jiān)督和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；
- 執(zhí)行過(guò)程中缺乏溝通反饋機(jī)制。
綜上所述，在公司企業(yè)文化非常好的情況下，有人布置了一個(gè)任務(wù)卻無(wú)法收到期望中的結(jié)果時(shí)，我們就需要從任務(wù)布置者自身來(lái)找原因，要努力制定出切實(shí)可行的執(zhí)行方案：
- 一定要換位思考，要明白執(zhí)行任務(wù)的人往往不明白事情的背景和意義，要充分分享背景、目標(biāo)、意義；
- 一定要做足前期工作，把可能碰到的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)方式都梳理出來(lái)，方案不成熟時(shí)盡可能小范圍驗(yàn)證，然后再大范圍布置工作；
- 安排的工作必須要清晰明了，大任務(wù)可以先進(jìn)行分解，而且必須要明確可驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)和方法，讓執(zhí)行者不帶僥幸心理；
- 碰到執(zhí)行者停滯不前，要下去耐心收集意見(jiàn)反饋，緩解抗拒情緒，形成參與文化，改進(jìn)執(zhí)行方案；
- 跨部門(mén)、跨業(yè)務(wù)布置工作的情況下，充分吸收業(yè)務(wù)部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)的建議，按照輕重緩急，讓方案更加匹配當(dāng)前工作狀態(tài)。
問(wèn)題二：我把工作安排清楚了，但對(duì)方提交的結(jié)果完全不是我想要的。
這種情況更是普遍，幾乎每天都出現(xiàn)各個(gè)工作現(xiàn)場(chǎng)，有時(shí)候這比不行動(dòng)還可怕，因?yàn)榕Π胩熳龀鰜?lái)的成果可能相去甚遠(yuǎn)。中國(guó)的語(yǔ)言和文字博大精深，加上每個(gè)人的視聽(tīng)系統(tǒng)都只會(huì)接受自己想接受的信息，這會(huì)導(dǎo)致工作安排過(guò)程中雙方的理解出現(xiàn)極大的偏差，給公司造成重大損失。
那如何避免此類(lèi)情況的發(fā)生呢，我們?cè)陧?xiàng)目管理上采用敏捷開(kāi)發(fā)，充分發(fā)揮可視化、看板化、作戰(zhàn)室、站立會(huì)的價(jià)值來(lái)強(qiáng)化溝通和信息分享，并把范圍擴(kuò)大到客戶和合作伙伴，努力消除理解偏差。同時(shí)在日常工作安排中，我們推薦日本精益企業(yè)的五步工作安排法，就是一件事情說(shuō)五遍，典型場(chǎng)景如下：
- 領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工說(shuō)：小A，麻煩你幫我做一件事情。員工說(shuō)：好的，轉(zhuǎn)身就要走。
- 領(lǐng)導(dǎo)：別急，回來(lái)，麻煩你重復(fù)一遍。員工重復(fù)了一遍之后問(wèn)我可以走了嗎？
- 領(lǐng)導(dǎo)：別著急，我再問(wèn)你，你覺(jué)得我讓你做這件事的目的是什么？員工：您讓我做這事的目的是...這次我可以走了嗎？
- 領(lǐng)導(dǎo)：別著急走，我再問(wèn)你，你做這件事情會(huì)不會(huì)出意外，出現(xiàn)什么情況你要向我匯報(bào)，出現(xiàn)什么情況你可以自己做主？員工：這件事情可能會(huì)出現(xiàn)這些狀況，出現(xiàn)這種我會(huì)找您，出現(xiàn)那種我自己做決定，您看可以嗎？。
- 領(lǐng)導(dǎo)：好，如果我自己讓你做這個(gè)事情，你有什么更好地想法和建議嗎？員工：如果按照我的想法來(lái)做，我打算...您看行不行（第五遍）。
核心思想就是要在交代工作過(guò)程中，啟發(fā)對(duì)方思考，發(fā)揮對(duì)方主觀能動(dòng)性，最終在交流過(guò)程中達(dá)成共識(shí)。磨刀不誤砍柴工！
